إدارة المستندات ودورات الموافقة في أودو
الإجابة المختصرة: وحدة المستندات في أودو تخزن العقود والفواتير والطلبات في مكان واحد قابل للبحث، مع سلاسل موافقة توجّه كل مستند تلقائياً للشخص المناسب. فبدلاً من ملاحقة توقيع عبر الإيميل، يرى مقدم الطلب والموافق كلاهما بالضبط أين وصل المستند.
ما الذي يستبدله هذا؟
- محادثات إيميل لا يتضح فيها أحدث نسخة من المستند.
- موافقات تعتمد على تذكّر أحدهم إعادة توجيه رسالة.
- توقيعات ورقية تعطّل شراءً أو دفعة لأيام.
- لا سجل لمن وافق على ماذا، ومتى.
كيف تعمل سلسلة الموافقة؟
يُوجَّه الطلب، سواء شراء أو مصروف أو مستند للمراجعة، إلى الموافق المناسب وفق قواعد تضعها: حدود المبلغ، أو الإدارة، أو نوع المستند. ويراه الموافق في قائمته، فيوافق أو يرفض مع ملاحظة، ويُخطَر مقدم الطلب تلقائياً. وتُسجَّل كل خطوة، فيوجد مسار تدقيق واضح إن سأل أحد لماذا تمت الموافقة على شيء.
| الجانب | البريد والورق | مسار الموافقات في أودو |
|---|---|---|
| التوجيه | يعتمد على أن يتذكر شخص إعادة إرسال الرسالة | تلقائي حسب المبلغ أو القسم أو نوع المستند |
| الحالة | غير واضح أين وصل المستند | يراها مقدم الطلب والمعتمد معاً |
| التوقيعات | التوقيع الورقي يؤخر الشراء والسداد لأيام | اعتماد أو رفض مع ملاحظة من قائمة المعتمد |
| سجل المراجعة | لا سجل لمن اعتمد ماذا ومتى | كل خطوة مسجلة |
أين يهم هذا أكثر؟
- طلبات الشراء فوق قيمة معينة، تحتاج توقيعاً ثانياً.
- مطالبات المصروفات، حتى لا يعتمد السداد على إيجاد المدير شخصياً.
- العقود والمستندات القانونية، بضبط إصدارات حتى لا يحرر أحد المسودة الخطأ.
أسئلة شائعة
هل يمكن أن تختلف حدود الموافقة حسب الإدارة؟
نعم، يمكن وضع قواعد حسب الإدارة أو نوع المستند أو المبلغ، وفق ما تتطلبه سياستك.
ماذا لو كان الموافق في إجازة؟
يمكن إعداد موافق بديل أو تصعيد بعد مدة محددة، حتى لا تبقى الطلبات دون رد.
هل هذا للمستندات الداخلية فقط، أم يستطيع الموردون تقديم مستندات أيضاً؟
التقديم الخارجي عبر بوابة ممكن حيث يتطلبه إجراؤك، مثل فواتير أو عقود الموردين.
توقف عن ملاحقة التوقيعات عبر الإيميل
تُعدّ ExtraMile إدارة المستندات وسير الموافقة في أودو بما يناسب طريقة اعتماد شركتك فعلياً.
اسأل عن المستندات والموافقات في أودو أو راسلنا على واتساب: مصر · الخليج
تمت صياغة هذا المقال بمساعدة الذكاء الاصطناعي، وراجعه وحرّره محمد البدّالي، رئيس مجلس إدارة ExtraMile Business Solutions.
