شركتك تعمل على Excel وواتساب؟ التكلفة الخفية لغياب نظام ERP
الإجابة المختصرة: يبدو Excel وواتساب مجانيين، لكن لهما تكاليف لا تظهر أبداً كبند في حساباتك: ساعات تضيع في إعادة الكتابة والمطابقة، ومخزون يضيع أو يُشترى زيادة، وفواتير تتأخر، وقرارات تُبنى على أرقام قديمة. ولأغلب الشركات التي يزيد موظفوها عن عدد قليل، هذه التكاليف الخفية أكبر من تكلفة نظام حقيقي. والحل لا يجب أن يكون مشروعاً ضخماً؛ يمكنك البدء بالمجالين أو الثلاثة الأكثر إيلاماً.
نسبة كبيرة من الشركات التي تتواصل معنا لا تملك أي نظام ERP. هي ليست شركات غير منظمة؛ بنت شيتات ذكية ومجموعات واتساب نجحت عندما كانت الشركة صغيرة. المشكلة أن هذه الأدوات لا تكبر مع الشركة.
من أين تأتي التكلفة الخفية؟
1. نفس البيانات تُكتب ثلاث مرات
الطلب يصل على واتساب، فيُكتب في شيت المبيعات، ثم في نموذج الفاتورة، ثم في ملف المحاسب. كل إعادة كتابة تكلف وقتاً وتصنع أخطاء.
2. مخزون لا يثق فيه أحد
عندما يكون المخزون شيت Excel، فدقته بدقة آخر شخص حدّثه. والنتيجة متوقعة: مشتريات طارئة لأصناف موجودة لديك، ومبيعات ضائعة لأصناف كنت تظن أنها موجودة.
3. فواتير متأخرة أو منسية
البضاعة تخرج، والفواتير تنتظر من يجمعها، وبعضها لا يصدر أبداً. فيبدأ التحصيل متأخراً وتعاني النقدية.
4. معرفة محبوسة في أشخاص
الإجراء الحقيقي يعيش في رأس موظف واحد وفي ملفاته الخاصة. وعندما يأخذ إجازة أو يترك العمل، تتباطأ الشركة.
5. قرارات على أرقام قديمة
يسأل صاحب الشركة عن ربح هذا الشهر فيحصل على الإجابة الشهر القادم، وعندها تكون فرصة التصرف قد ضاعت.
6. مخاطر الامتثال
الفاتورة الإلكترونية في مصر والسعودية، وقريباً الإمارات، لا يمكن إدارتها من شيت. مصلحة الضرائب تنتظر بيانات منظَّمة من نظام.
| التكلفة الخفية | ما يحدث | ما تكلفك إياه |
|---|---|---|
| إدخال البيانات نفسها ثلاث مرات | طلب واتساب يُكتب في ملف المبيعات ثم نموذج الفاتورة ثم ملف المحاسب | وقت وأخطاء |
| مخزون لا يثق فيه أحد | الملف دقيق بقدر آخر تحديث له فقط | مشتريات طارئة ومبيعات ضائعة |
| فواتير متأخرة أو منسية | الفواتير تنتظر من يجمعها، وبعضها لا يصدر أبداً | تأخر التحصيل وضعف السيولة |
| معرفة محبوسة في الأشخاص | طريقة العمل في رأس موظف واحد وملفاته | يتباطأ العمل عند غيابه |
| قرارات على أرقام قديمة | ربح هذا الشهر يُعرف الشهر القادم | تفوت فرصة التصرف |
| مخاطر الامتثال | الفوترة الإلكترونية في مصر والسعودية، وقريباً الإمارات، تتطلب بيانات منظمة | لا يمكن إدارتها من جدول بيانات |
طريقة سريعة لتقدير تكلفتك
- احسب الساعات الأسبوعية التي يقضيها فريقك في إعادة الكتابة والمطابقة والبحث عن المعلومة، واضربها في تكلفة الساعة.
- قدّر المخزون الهالك والمشتريات الطارئة والمبيعات الضائعة بسبب أخطاء المخزون خلال السنة الماضية.
- قدّر متوسط أيام تأخر الفواتير، وما يكلفه ذلك من تأخر النقدية.
أغلب أصحاب الشركات الذين يقومون بهذا التمرين بصدق يفاجَؤون بالرقم النهائي.
كيف تنتقل إلى ERP دون مشروع ضخم دفعة واحدة؟
- ابدأ حيث الألم أكبر. لأغلب الشركات هي المبيعات والمخزون والفوترة.
- نظّف الأساسيات. قائمة واحدة للعملاء، وقائمة واحدة للأصناف بأكواد، وجرد افتتاحي واحد.
- شغّل المرحلة الأولى. دع الفريق يعتاد على نظام واحد في العمل اليومي.
- أضف المجالات التالية. المشتريات أو المحاسبة أو الموارد البشرية أو التصنيع، واحداً تلو الآخر.
واتساب لن يختفي. يبقى وسيلة تواصل العملاء معك، لكن الطلب يدخل النظام مرة واحدة ويعمل الجميع منه. وإذا لم تكن متأكداً بعد أنك تحتاج ERP، اقرأ 7 علامات تدل على أن الوقت حان لتطبيق نظام ERP.
أسئلة شائعة
نحن 10 أشخاص فقط. هل نظام ERP أكبر من احتياجنا؟
ليس بالضرورة. مع الأنظمة المرنة مثل أودو، تستطيع الشركة الصغيرة البدء بالمبيعات والمخزون والفوترة، وتكبر التكلفة مع ما تستخدمه.
هل سيتقبله فريقي؟
الفرق تتقبل الأنظمة التي ترفع عنها عملاً. ابدأ بالمهام التي يجدونها أكثر إرهاقاً، وأرِهم الوقت الذي وفّروه.
هل نحتفظ بملفات Excel؟
بياناتكم تُستورد منها. وبعد التشغيل يبقى Excel مفيداً للتحليل، لكن ليس كمكان تُحفظ فيه السجلات.
اعرف كم يكلفك Excel
تساعد ExtraMile الشركات في مصر والخليج على الانتقال من الشيتات إلى أودو على مراحل. احجز مكالمة قصيرة وسنساعدك في تحديد أين يتسرب الوقت والمال.
احجز مكالمة تقييم مجانية أو راسلنا على واتساب: مصر · الخليج
تمت صياغة هذا المقال بمساعدة الذكاء الاصطناعي، وراجعه وحرّره محمد البدّالي، رئيس مجلس إدارة ExtraMile Business Solutions.