تتبع تواريخ الصلاحية وأرقام التشغيلات في الصيدلية
الإجابة المختصرة: ضبط الصلاحيات في الصيدلية يقوم على ثلاث عادات يجب أن يفرضها النظام: تسجيل رقم التشغيلة وتاريخ الصلاحية لكل صنف يُستلم، وبيع التشغيلة الأقرب انتهاءً أولاً (FEFO)، ومراجعة تقرير الأصناف قريبة الانتهاء كل أسبوع لإرجاعها أو تحويلها أو تنشيط بيعها قبل أن تصبح خسارة. يتعامل أودو مع الثلاثة عبر تتبع التشغيلات والصلاحية، ويضيف القدرة على إيجاد كل وحدة من تشغيلة مسحوبة في ثوانٍ.
الأدوية منتهية الصلاحية من أوضح خسائر الصيدلية وأكثرها قابلية للتجنب. يشرح هذا المقال كيف تُعد ضبط الصلاحيات ليعمل كل يوم، لا في الجرد السنوي فقط.
الأجزاء الأربعة لضبط الصلاحية
1. تسجيل التشغيلة والصلاحية عند الاستلام
عند وصول طلبية الموزع يُسجل لكل سطر رقم التشغيلة وتاريخ الصلاحية. إذا تم تخطي هذه الخطوة فلن ينجح أي شيء بعدها. ويستطيع أودو جعل التشغيلة والصلاحية إلزاميتين للأدوية، فلا يمكن اعتماد الاستلام بدونهما.
2. البيع بالأقرب انتهاءً (FEFO)
النظام هو من يقرر أي تشغيلة تخرج من الرف، لا الكاشير. مع استراتيجية FEFO تسحب كل عملية بيع من التشغيلة الأقرب انتهاءً، ويجب أن يتبع ترتيب الرف القاعدة نفسها.
3. راقب ما هو قادم
تقرير أسبوعي بالأصناف قريبة الانتهاء لكل فرع، مثلاً ما ينتهي خلال 90 يوماً، يعطيك وقتاً للتصرف:
- الإرجاع للموزع إذا كان الاتفاق يسمح بمرتجعات قريب الانتهاء.
- التحويل لفرع يبيع الصنف أسرع.
- إعطاء الصنف أولوية على الكاونتر.
4. التعامل السريع مع سحب التشغيلات
عندما تسحب جهة رقابية أو مصنّع تشغيلة ما، يجب أن تجد كل وحدة منها: في أي فرع، وكم، وما الذي بيع بالفعل. مع تتبع التشغيلات هذا بحث واحد.
الإعداد في أودو
| البند | الغرض |
|---|---|
| تفعيل التشغيلات والأرقام التسلسلية | تتبع كل تشغيلة بشكل منفصل |
| تفعيل تواريخ الصلاحية | حفظ تاريخ الانتهاء وتاريخ التنبيه لكل تشغيلة |
| تتبع الصنف "بالتشغيلة" | يفرض إدخال التشغيلة لهذا الدواء |
| استراتيجية السحب FEFO | يختار التشغيلة الأقرب انتهاءً تلقائياً |
| تاريخ تنبيه لكل صنف | يميّز التشغيلات قبل انتهائها بعدد أيام محدد |
| تقرير مجدول | يرسل قائمة الأصناف قريبة الانتهاء لمدير كل فرع أسبوعياً |
أخطاء شائعة
- إدخال تشغيلة "عامة" واحدة لكل شيء لتوفير الوقت عند الاستلام.
- استيراد المخزون الافتتاحي دون تشغيلات وتواريخ صلاحية.
- السماح للكاشير بتغيير التشغيلة عند البيع.
- مراجعة الصلاحية في الجرد السنوي فقط.
أسئلة شائعة
ماذا عن الأصناف التي تُباع بالشريط؟
الشريط يخرج من علبة معروفة التشغيلة، فتتبعه التشغيلة. ويُضبط المخزون بالوحدتين بشكل صحيح.
هل يمكن استيراد المخزون الحالي بالصلاحيات؟
نعم، إذا وفّر نظامك الحالي أو الجرد الفعلي التشغيلة والصلاحية لكل صنف. ويستحق ذلك عناية خاصة عند التشغيل.
هل يساعد ذلك مع الجهات الرقابية؟
نعم. السجلات على مستوى التشغيلة تسهّل الاستجابة لسحب الأدوية والتفتيش، وهي الأساس لمتطلبات تتبع الأدوية.
شاهد ضبط الصلاحية في دورة صيدلية حقيقية
يتضمن حل الصيدليات من ExtraMile على أودو ضبط التشغيلات والصلاحية والبيع بالأقرب انتهاءً للصيدلية الواحدة والسلاسل.
احجز عرضاً لبرنامج الصيدليات أو راسلنا على واتساب: مصر · الخليج
تمت صياغة هذا المقال بمساعدة الذكاء الاصطناعي، وراجعه وحرّره فريق التطبيق في ExtraMile.