رقابة لحظية على تكاليف المشاريع لشركة One Sixty One Interiors

التحدي

كانت تكاليف المشاريع موزعة على جداول بيانات تحتفظ بها فرق مختلفة، ما تسبب في المشكلات التالية:

• لم تكن الإدارة ترى تجاوزات التكلفة إلا بعد نهاية الشهر، حين يفوت أوان التصرف.
• كانت اعتمادات المشتريات تتم عبر البريد الإلكتروني وتتعطل غالباً لأيام.
• كانت مدفوعات مقاولي الباطن تتأخر لعدم تطابق الأعمال المعتمدة مع الفواتير.

الحل

طبّقت اكسترامايل حلها لإدارة المقاولات على أودو وكيّفته مع هيكل مشاريع العميل. يبدأ كل مشروع من جدول الكميات (المقايسة) والموازنة، وتُرحَّل كل تكلفة عليه. وشملت المكونات الرئيسية:

• وحدة مخصصة للمقايسة والموازنة مع متابعة التكلفة المتبقية حتى الإنجاز لكل مشروع.
• مسارات اعتماد لأوامر الشراء بدلاً من سلاسل البريد الإلكتروني.
• متابعة مخازن المواقع وصرف المواد وربطها بتكاليف المشاريع.
• مستخلصات مقاولي الباطن التي تربط الأعمال المعتمدة بالمدفوعات.

كيف نفّذنا المشروع

• المرحلة 1 (6 أسابيع): دليل الحسابات والمشاريع وهيكل المقايسة والموازنة.
• المرحلة 2 (8 أسابيع): مسارات المشتريات ومخازن المواقع والاعتمادات.
• المرحلة 3 (6 أسابيع): مستخلصات مقاولي الباطن ولوحات المتابعة والتدريب والتشغيل.

فريق المشروع: مدير مشروع واحد، واثنان من المنفذين، وثلاثة مطورين.

النتائج

مقارنةً بالعمل السابق على جداول البيانات: أصبحت التكاليف واضحة لحظياً بدلاً من شهرياً بعد الإقفال، وانخفضت دورة اعتماد المشتريات من نحو ستة أيام إلى يومين، وأصبحت تجاوزات الموازنة تُكتشف أبكر بثلاثة إلى أربعة أسابيع، وانخفض جهد التقارير الشهرية للمشاريع من نحو 40 ساعة إلى 8.

النتائج

كنا نكتشف تجاوزات التكلفة بعد فوات أوان التصرف. الآن يرى مديرو المشاريع الأرقام والعمل ما زال جارياً.

المدير المالي، One Sixty One Interiors