محاسبة وتبرعات شفافة لمركز طبي متخصص

التحدي

كانت التبرعات والشؤون المالية تُدار يدوياً، ما أدى إلى ثلاث نتائج رئيسية:

• كان إصدار إيصالات التبرع يستغرق من يومين إلى ثلاثة أيام.
• كان من الصعب أن يُوضَّح للمتبرعين والمراجعين كيف أُنفقت الأموال المقيدة.
• كانت المالية والموارد البشرية تحتفظان بسجلات منفصلة، فاحتاجت الرواتب والتقارير إلى مطابقة يدوية متكررة.

الحل

طبّقت اكسترامايل المحاسبة والموارد البشرية على أودو، وطوّرت فوقهما وحدة مخصصة للتبرعات. وشملت المكونات الرئيسية:

• سجلات للمتبرعين مرتبطة بكل تبرع وصندوق وقيد إنفاق.
• إيصالات تُصدر تلقائياً لحظة التبرع.
• ترحيل الرواتب مباشرة إلى الحسابات.
• تقارير على مستوى الصناديق توضح المسار من التبرع حتى المصروف.

كيف نفّذنا المشروع

• الأسبوعان 1–2: المتطلبات ودليل الحسابات، بما فيه هيكل الصناديق.
• الأسابيع 3–7: الإعداد وتطوير وحدة التبرعات ونقل البيانات.
• الأسابيع 8–10: التدريب وتشغيل متوازٍ لإقفال شهري واحد ثم التشغيل.

فريق المشروع: مدير مشروع واحد، ومنفذ واحد، ومطور واحد.

النتائج

بعد أول ربع سنة كامل على النظام الجديد: أصبحت إيصالات التبرع تصدر في اليوم نفسه بدلاً من يومين إلى ثلاثة، وانخفض الإقفال المالي الشهري من 12 يوماً إلى 4، وأصبح التحضير للمراجعة يستغرق وقتاً أقل بنحو 50%، وانخفضت معالجة الرواتب من يومين إلى نحو ثلاث ساعات.

النتائج

أصبح بإمكان المتبرعين والمراجعين أن يروا بدقة أين ذهبت كل مساهمة. ويقضي الفريق وقته مع المرضى لا في المطابقات.

المدير المالي، مركز طبي متخصص